Multi-Postfächer
Benannte Kontengruppen als Filter in der linken Leiste und als Grenze dessen, was ein Mitglied mit beschränktem Zugriff sieht.
Aktualisiert 19.10.2026
Inhaltsverzeichnis
Ein Multi-Postfach ist eine benannte, farbig markierte Gruppe von Mailkonten, z. B. „Vertrieb“ = büro@, angebote@ und verkauf@. Es erfüllt zwei Aufgaben:
- Filter — in der linken Leiste zeigen Sie mit einem Klick nur die Mail der Konten dieser Gruppe.
- Zugriffsgrenze — einem Mitglied mit beschränktem Zugriff zeigen Sie nur die Postfächer ausgewählter Gruppen; die übrigen Konten der Organisation sieht es gar nicht.
Ein Konto kann zu mehreren Multi-Postfächern gehören.
Anlegen und bearbeiten
Multi-Postfächer verwaltet ein Administrator: Einstellungen → Multi-Postfächer oder der Link Multi-Postfach verwalten im Bereich Multi-Postfach der linken Leiste. Die Liste zeigt Name, Anzahl der Konten und Anlagedatum sowie die Schaltflächen Öffnen, Bearbeiten und Löschen.
Neues Multi-Postfach öffnet das Formular:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name | So heißt die Gruppe in der linken Leiste (bis 120 Zeichen). |
| Farbe | Kennzeichen der Gruppe in der Leiste und in Auswahllisten. |
| Konten in dieser Gruppe | Kontrollkästchen mit allen Konten der Organisation. Gibt es noch keine Konten, verweist das Formular auf Das erste Konto hinzufügen. |
Gespeichert wird mit Multi-Postfach anlegen (bzw. Änderungen speichern beim Bearbeiten). Eine geänderte Zusammensetzung gilt sofort — auch für Mitglieder, deren Zugriff auf diese Gruppe beschränkt ist.
Multi-Postfach als Filter
Der Bereich Multi-Postfach in der linken Leiste zeigt den Eintrag Alle (alle Konten, die Sie sehen) und jede Gruppe mit der Anzahl ihrer Konten. Ein Klick auf eine Gruppe beschränkt die Konversationsliste auf deren Konten; die Ordner (Posteingang, Gesendet usw.) funktionieren innerhalb der Gruppe weiter. Hat die Organisation noch kein Multi-Postfach, sieht ein Administrator dort den Link + Multi-Postfach hinzufügen.
Wer welche Gruppen in der Leiste sieht:
- Administratoren und Mitglieder mit vollem Zugriff — alle Multi-Postfächer der Organisation;
- Mitglieder mit beschränktem Zugriff — nur die ihnen zugewiesenen.
Multi-Postfach als Zugriffsgrenze
Auf der Seite Mitglieder wählen Sie in der Spalte Zugriff für ein Mitglied:
- Voller Zugriff (alle Konten der Organisation) oder
- Beschränkt auf ausgewählte Multi-Postfächer und markieren mindestens eine Gruppe.
Dasselbe lässt sich schon beim Einladen festlegen. Ein beschränktes Mitglied sieht nur die Konten seiner Multi-Postfächer — das betrifft die Konversationsliste, die Suche, Entwürfe, geplante Nachrichten, die Absenderauswahl beim Schreiben, Absenderidentitäten und die Live-Benachrichtigungen über neue Mail.
Die Beschränkung wirkt zusammen mit der Berechtigungsstufe: Die Stufe bestimmt, was die Person tun darf, die Multi-Postfächer — in welchen Konten. Für Administratoren gilt die Beschränkung nicht.
Das Löschen eines Multi-Postfachs lässt die Konten selbst unberührt, entfernt aber die Zuweisungen der Mitglieder zu dieser Gruppe. Ein Mitglied, das nur auf die gelöschte Gruppe beschränkt war, sieht danach überhaupt keine Mail mehr — weisen Sie es vorher einer anderen Gruppe zu oder geben Sie ihm vollen Zugriff.
Bewährte Praxis
- Legen Sie Gruppen nach Abteilungen oder Aufgaben an („Vertrieb“, „Reklamationen“, „Rechnungen“), nicht nach Personen — dann genügt es, einer neuen Person eine fertige Gruppe zuzuweisen.
- Nehmen Sie ein neu angebundenes Mailkonto gleich in die passenden Multi-Postfächer auf; sonst sehen es beschränkte Mitglieder nicht.
Anlegen, Ändern und Löschen eines Multi-Postfachs werden im Aktivitätsprotokoll erfasst.
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